Hogyan oszd be hatékonyan a munkaidődet?

February 12, 2020

Te is sokszor érzed úgy, hogy elúszol a feladataiddal? Hiába végzel el egyet, máris három másikkal kell(ene) foglalkoznod és egyre csak tornyosulnak a to-dok? Igen, ezzel gyakran mi is így vagyunk, de szerencsére az időgazdálkodás tanulható képesség. Adunk néhány tippet, hogyan fogj hozzá!


Sajnos a pontos és részletes tervezés elengedhetetlen része a folyamatnak, így ezt nem hagyhatod el. Azonban sokat segíthet, ha rászánsz egy kis időt, és feltérképezed, mivel mennyi időt töltesz a héten. Vezess róla naplót, hogy átláthatóbb legyen. Ismerkedj meg a task managementet támogató applikációkkal! Szerencsére jópár közül válogathatsz: Trello, Asana, Droptask, Wrike.


Próbáld kategóriákba osztani az elvégzendő feladatokat, például: hasznos, szükséges és időrabló. Ha már látod, hogy az egyes feladatok hogyan épülnek egymásra és mennyi időt vesznek igénybe, be tudod tervezni, melyik nap mivel kell foglalkoznod, hogy tarthasd a végső határidőt. Célszerű megtervezni előre legalább egy hetet, hogy jobban be tudd

osztani a rendelkezésre álló időt. Tegyél különbséget a sürgős és a fontos feladatok között. A sürgős azonnali figyelmet igényel, a fontos dolgok azonban elbírnak egy kis időráhagyást. Itt alkalmazhatod a 2 perces szabályt: ha 1 másodperc mérlegelés alatt arra jutsz, hogy 2 percnél kevesebb ideig tart megcsinálni az adott feladatot, akkor csináld meg azonnal.


A feladataid rendszerezéséhez többféle megoldást is választhatsz.


1. GTD, vagyis „Get things done” egy időgazdálkodási metódus, ami segít a kitűzött célokat feladatokra bontani, majd azokat rendszerezni. A módszertan szerint érdemes minden kitűzött feladatunkat négy kérdés alapján megvizsgálni:


• Mit akarsz megvalósítani? („Incomplete”)

• Mikor lennél elégedett a megvalósult eredménnyel? („Done”)

• Mi a következő lépés ennek érdekében?

• Hogyan érzed magad ezután?


2. A Big Rocks egy elmélet, ami abban segít, hogy kiválasszuk és megvalósítsuk a számunkra legfontosabb tevékenységeket.

Hogyan tegyük ezt?

• Csináljunk egy Big Rocks listát.

• Helyezzük el ezeket a naptárban elsőként.

• Hagyjunk helyet más feladatok számára is.


Azonban hiába állítasz fel remek időgazdálkodási tervet, ha hagyod, hogy eltereljék róla a figyelmedet. Azt ugye mondanunk sem kell, hogy a Facebook, Instagram észrevétlenül lopja az idődet, hagyd ezeket inkább ebédidőre vagy estére. Azonban a munkahelyi e-mailek is megzavarhatnak egy-egy feladat elvégzésében. Tervezz a napodba olyan időszakokat, amikor megnézed és megválaszolod a leveleidet. A munka során zárd be az e-mail fiókodat és kapcsold ki az értesítéseket is. Ha valami nagyon sürgős, más módon biztosan el fognak érni. A multitasking rengeteg energiát és időt elvesz tőled anélkül, hogy észrevennéd. Folyamatosan másra kell fókuszálnod, ez pedig az agyadnak jelentős átállási időt jelent. Sokkal hatékonyabb lehetsz, ha egyik feladat után csinálod a másikat.


A hatékony időgazdálkodáshoz hozzátartozik, hogy vasárnap este szánsz egy fél órát a következő heted megtervezésére. Szedd össze, melyik nap mit fogsz csinálni, hova kell menned és kivel találkozol majd. Ezeknek a feladatoknak a naptárban a helye, ezért mindenképp vezesd fel őket, így átláthatóvá válik majd az egész jövő heted.


És persze ne keseredj el, ha elsőre nem megy, senki sem született időmanagement mesternek, de tudatos odafigyeléssel és gyakorlással mindenki hatékonyabbá válhat!

Hatházi Szilvia
HR Consultant/Social Media Manager